STEP 1 기안문이란 무엇인가?
기안문 작성법을 알기 위해서는 기안문이란 무엇인지를 알아야 할 것이다. 기안문은 회사 또는 기관에서 시행하는 모든 업무를 체계적으로 수행하기 위해 문서화한 모든 것을 말한다. 따라서 기안문은 공문서로 볼 수 있다. 공문서란 행정안전부 “행정효율과 협업 촉진에 관한 규정”에서 보면 “행정기관에서 공무상 작성하거나 시행하는 문서(도면, 사진, 디스크, 테이프, 필름, 슬라이드, 전자문서 등의 특수매체기록을 포함한다.)와 행정 기관이 접수한 모든 문서를 말한다.” 공문서 작성에 대한 기준은 각 회사별로 조금씩 차이가 있지만 기관별 기준이 되는 규정은 행정안전부에서 만든 “행정 효율과 협업촉진에 관한 규정”으로 설명할 수 있을 것이다.
우리는 기안문을 왜 작성해야 하는가? 라는 질문을 할 수 있다. 답을 한다면 “우리가 시행하는 업무를 체계화하고 직무권한에 대한 책임을 명확히 하여 이를 구체적 기록으로 남기기 위하여 기안문을 작성한다.”고 할 수 있다. 우리가 하는 업무를 체계적으로 시행하고 직무권한에 대한 책임을 명확화 하기 위하여 업무에 대한 기록을 문서화하여 보관 해야 한다. 체계적이고 구체적인 문서만이 우리의 업무 역량을 표현 할 수 있으며 책임과 권한을 명확히 할 수 있기 때문이다. 여러분도 할 수 있는 한 모든 업무를 문서화 하기 바란다. 구두 보고 사항이라도 직무권한 내칙에 의거 상사에게 보고해야 할 사항이면 문서로 보고를 하는 것이 보고를 했니 안 했니 하는 것에서 명확히 할 수 있다. 따라서 기안문에는 우리가 시행하는 업무에 대한 계획 보고 기안문과 결과 보고 기안문을 반드시 작성해야 한다. 또한 기안문에서는 관련근거가 표기 되어야 하며 관련 문서도 표시해야 한다. 무엇 때문에 이 문서의 내용을 시행 하게 되었고 어떤 문서와 관련이 있다는 내용을 표기하는 것이 품질 좋은 기안문에 해당된다.
STEP 2 기안문의 종류에는 어떤것이 있는가?
공문서의 종류는 동 법률 제4조에 의거 법규문서, 지시문서, 공고문서, 비치문서, 민원문서, 일반문서가 있으나 일반적으로 회사 또는 기관에서 사용하는 기안문에는 3종류가 있다. 내부결재, 일반 기안문, 대외 발송문이 있다. 내부결재는 각 회사의 직무권한내칙에 의해 직무 권한이 있는 최종결재자에게 보고하는 문서이며 일반 기안문은 회사내에서 본사, 각 부서 등으로 보내는 문서를 말하며 마지막으로 대외기관 발송문은 말 그대로 대외(외부)기관에 문서로 보내는 문서가 있다.
대외기관으로 문서를 발송할 때는 결재를 받은 기안문을 시행문으로 변환해서 발송한다. 가끔 기안문과 시행문의 차이를 묻는 직원들이 있는데 결재 이력이 보이는 기안문을 그대로 보내면 받아 보는 기관(회사)에서는 보기가 좋지 않기 때문에 결재 이력 등이 보이지 않게 깔끔하게 변형된 문서로 전환한 문서를 시행문이라고 한다. 시행문은 전자결재시스템에서 시행문 변환하면 자동으로 변환하여 송부할 수 있도록 되어 있다. 앞에서도 언급하였지만 많은 직원들이 업무를 수행하면서 직무권한내칙에 책임과 권한이 있는 상사에게 보고해야 하는 사항이라도 구두로 보고하고 마무리 하는 경향이 있다. 직무권한 내칙을 잘 숙지해서 보고해야 하는 사항은 반드시 내부결재를 통해 책임이 있는 상사에게 기안문을 통해 보고를 하고 문서화하여 기록으로 남길 수 있도록 하자.
| 기안문에는 내부결재, 일반 기안문, 대외 발송문이 있다. 내부결재는 각 회사의 직무권한내칙에 의해 직무 권한이 있는 최종결재자에게 보고하는 문서, 일반 기안문은 회사내에서 본사, 각 부서 등으로 보내는 문서, 대외기관 발송문은 대외(외부)기관에 문서로 보내는 문서로 나뉜다. |
STEP 3 기안문 작성 원칙은?
① 간결하고 명확하게 표현하고 이해하기 쉽게 작성하라!
기안문 작성시에는 문서의 내용은 간결하고 명확하게 표현하고 일반화되지 않은 약어와 전문용어 등의 사용을 피하여 이해하기 쉽게 작성해야 한다. 관련이 있는 사람이 아니라도 누구나 기안문을 읽어 보면 내용을 쉽게 파악 할 수 있도록 작성 해야 한다.
② 6하원칙에 의거 작성 해야 하며 오∙탈자나 계수 착오가 없도록 해야 한다.
기안문 내용에는 반드시 6하 원칙의 내용이 있어야 한다. 누가, 언제, 어디서, 무엇을, 어떻게, 했는지 이런 구체적 내용이 있어야 기안문의 내용을 잘 전달 할 수 있다. 기안자가 알고 있다고 6하원칙에 해당하는 내용을 기재하지 않으면 안된다.
③ 문서는 성의 있고 진실하게 작성해야 한다.
상대방에게 불쾌감을 주거나 상대를 무시하는 듯한 표현은 피하고 적절한 경어를 사용ㅎ애야 하며 감정적이고 위압적인 표현을 사용해서는 안된다. 필요한 내용은 빠뜨리지 않고 잘못된 표현은 없도록 작성해야 한다. 애매모호 하거나 과장된 표현은 사실이 왜곡될 수 있으므로 정확한 표현을 사용해야 한다.
④ 기안문의 목적을 명확히 알고 작성해야 한다.
기안문 작성시에는 목적을 정확히 알고 기안문을 작성해야 한다. 목적을 정확히 알지 못하면 기안문의 내용이 명확하지 않게 될 수 있다. 백투더 베이직이라는 책에서 보면 경비원이야기가 나온다. 경비원은 야간 경비를 서면서 공장 창고에 저녁 10시경에 순시를 돌고 새벽 3시경에 순시를 돕니다. 이후는 경비실로 돌아와 TV를 보고 있었습니다. 비가 오나 눈이 오나 하루도 빠지지 않고 경비원은 순시를 돌았습니다. 순시 도는 시간을 확인한 도둑이 이시간대를 피해 창고에서 물건을 훔쳐 달아났습니다. 경비원은 억울해 합니다. 나는 비가 오나 눈이오나 몸이 아플때에도 하루도 빠짐없이 순시를 돌았습니다. 정말 저에게 경비 업무를 태만했다고 하는 것은 억울 합니다. 그러나 여러분 경비원의 목적은 도둑을 막는 것입니다. 순시를 도는 것이 아닙니다. 도둑을 막기 위해 순시를 도는 것이지요. 경비원은 도둑을 막기 위해 순시 시간도 바꾸어 보고 순시 경로도 바꾸어 보는 등 다양한 방법을 통해 도둑을 막는 것이 경비원의 목적입니다. 이 경비원은 자기의 업무가 도둑을 막는 것이 아니라 순시를 도는 것으로 잘 못 알고 있었기 때문에 이러한 생각을 하게 된 것입니다. 우리도 기안문을 작성할 때 기안문의 내용이 무엇을 목적으로 하는지를 깊이 인식해서 경비원의 오류를 막도록 해야 할 것 입니다. 기안문 작성시에는 기안문의 목적을 정확히 알고 있어야 문서 내용도 명확하게 작성 할 수 있다. 목적을 알아야 기안문을 왜 작성하는지 내용을 일목요연하게 정리할 수 있으며 본문을 어떤 내용으로 어떻게 구성할 지를 구상할 수 도 있다. 목적이 명확하게 정리되어야 그 목적 달성을 위해 기안문을 정확하게 작성 할 수있고 결재 과정에서도 결재자를 이해시키는데 도움이 된다.
⑤ 제목을 잘 생각하여 만들어야 한다.
기안문은 제목을 잘 만들어야 한다. 제목은 본문의 내용을 알 수 있도록 한 눈에 파악 할 수 있도록 함축하여 간단하고 명확하게 기재하며 1줄 이내로 작성한다. 제목의 끝 단어는 명사형으로 마무리하되 가급적 결구(보고, 통지, 의뢰, 협의, 안내 등)를 달아서 수신자가 요청받은 사항을 쉽게 파악할 수 있도록 해야 하며, 말미에 계획, 검토, 관리, 운영, 지원 등 보고서 형식 문구는 배제한다. 제목을 명확하지 않게 작성할 경우 문서가 많아지면 해당문서를 찾기 어려울 수 있고 결재과정에서 수정해야 할 수 도 있다. 또한 한 줄 이상 너무 문장이 길어지면 바로 이해하는데 어려울 수 있다. 특히 연도나 시기 등 과 관련된 문서라면 구체적인 연도나 회차 등을 붙여 주는 게 좋다.
⑥ 내용은 전문, 주문, 말문으로 구성한다.
전문에서는 의례적인 인사말로 수신기관의 발전을 기원하거나, 협조에 감사하는 인사글을 작성한다. 내부결재 문서의 경우는 관련근거를 기술한다. 주문에서는 문서의 주된 용건을 쓰는 부분으로 제목에서 가리키는 내용을 압축하고 구조화하여 글을 쓰는 배경이나 목적 등을 정확하게 기술한다. 말문에서는 마무리 하는 인사말이나 부탁하는 글을 기술한다.
⑦ 행정안전부의 기안문 작성시 일반원칙
㉮ 숫자등의 표시 : 숫자는 아라비아 숫자로 써야 한다.
㉯ 항목의 표시 : 1., 가., 1), 가), (1), (가), ①, ㉮의 순으로 구분
* 필요한 경우에는 □, ○, -, 〮 등 특수기호 표시
- 첫째 항목기호는 왼쪽 처음부터 띄어쓰기 없이 바로 시작한다.
- 둘째 항목부터는 상위 항목 위치에서 오른쪽으로 2타씩 옮겨 시작한다.항목이 한줄 이상인 경우에는 항목 내용의 첫 글자에 맞추어 정렬한다항목기호와 그 항목의 내용사이에는 1타를 띄운다.
- 하나의 항목만 있는 경우에는 항목기호를 부여하지 아니한다.
| 예전에는 제목의 시작열에 맞추어 문서를 시작했는데 지금은 그냥 왼쪽 끝에서 시작합니다. 기안문 본문의 시작을 제목의 첫 글자와 같은 위치에서 시작, 시작점을 찾기가 어렵고 불필요한 여백으로 낭비요인이 된다고 하여 공무원이 제안을 하여 변경하게 됨(하지만 아래 양식으로 변경하지 않고 계속 기존의 방식으로 기안을 하는 기관(회사)도 있음) |
☞ 상기 형태로 기안문을 작성하는 회사도 있음(회사 상황별 적용 바람)
㉰ 첨부물의 표시
– 본문이 끝난 줄 다음에 “붙임”후, 첨부물의 명칭과 수량표시
– 기안자가 본문 다음 줄이나 그 다음 줄에 조정하여 쓸 수 있음
– “붙임”후 두타 띄고 내용을 기술
– 둘 이상의 첨부물은 항목 구분하여 표시
㉱ 문서 끝
– 본문이 끝난 경우, 붙임 표시문 끝에 2타 띄우고
– 오른쪽 끝에서 끝난 경우 다음줄 왼쪽에서 2타 띄우고
– 서식 끝 칸까지 작성 표밖 다음줄 왼쪽에서 2타 띄우고
– 서식(표) 중간에 끝나는 경우 다음줄에 “이하빈칸”
㉲ 문서에 쓰는 날짜는 숫자로 표기하되, 연월〮일〮 글자는 생략하고 그 자리에 마침표를 찍어 표시하며, 시분〮은 24시각제에 따라 숫자로 표기하되, 시분〮의 글자는 생략하고 그 사이에 쌍점을 찍어 구분한다. 다만 특별한 사유가 있으면 다른 방법으로 표시할 수 있다.(예시 : 2023. 10. 26. 16:40)
㉳ 문서 작성에 사용하는 용지는 특별한 사유가 없으면 가로 210밀리미터, 세로 297밀리미터의 직사각형 용지로 한다.
㉴ 문서에 금액을 표시할 때에는 행정효율과 협업 촉진에 관한 규정제7조제4항에 따라 아라비아 숫자로 쓰되, 숫자 다음에 괄호를 하고 다음과 같이 한글로 적어야 한다.[예시 : 금113,560원(금일십일만삼천오백육십원)]
STEP 4 기안문 작성시 유의사항은?
많은 사람들이 기안문을 쉽고 명확하게 작성하지 못하는 이유는 작성자 본인이 알고 있는 사항을 결재를 하는(문서를 받는) 상사도 알고 있을 것이라 착각하는 것이다. 이로 인해 기안문 내용을 쉽게 풀어서 작성하지 못하고 어려운 전문용어를 사용하고 명확하게 표현을 하지 못하는 것이다. 기안문을 보는 상사들이 관련 내용을 전혀 모르는 사람으로 생각 하에 기안문 내용을 작성한다면 보다 명확하고 쉽게 기안문 내용을 작성할 수 있을 것이다.
1. 내부결재 문서 작성시 유의사항
각 회사에는 직무권한 내칙이라는 것이 있다. 각 직급별 권한이 명시되어있는 내부 준칙이 있다. 이 내칙에 의거 조직내에서 권한이 있는 상사에게 보고사항이나 시행계획을 공식적으로 문서화 한 후 시행을 해야 하기 때문에 내부결재 문서는 직무권한 내칙을 준수하여 허락(승인)을 구하는 공식적인 문서인 것이다. 따라서 내부결재 문서의 최종 결재권자는 직무권한 내칙에 의거 결정하여야 하며 최종 결재권자에게 보고하는 형식으로 제목과 내용을 구성해야 한다. 그런데 이런 내용을 알지 못하면 최종 결재권자에게 통보 또는 알림의 형식으로 제목을 정하거나 내용을 작성하는 오류를 범하게 된다. 이것이 가장 흔히 보이는 내부결재 문서에서 신입직원이 오류를 범하는 사항이다.
2. 일반기안문 작성시 유의사항
일반기안문은 회사 내부 문서로 부서간 또는 본사, 본부에 문서를 송부할 때 작성하는 것을 말한다. 회사에서 본사, 본부 등 조직내에는 1, 2차 사업소 등 하위 사업소가 있기 때문에 하위 사업소에서 상위 사업소에 문서를 보낼 시 통보, 알림 등의 제목으로(형태로) 문서를 보내면 예의에 어긋난다고 본다. 보고, 제출 등의 형태로 제목과 내용을 작성해서 상위 사업소에 대한 예의를 갖추는 것이 좋다. 그렇다고 상위 사업소에 보고하는 내용에서 높임말을 사용하는 것은 좋지 않다. 공문서에는 높임말을 사용하지 않는다.(단 민원문서 등은 예외)
3. 외부 발송문서 작성시 유의점
외부 발송문서 작성시에는 회사 내부에서 사용하는 용어는 가급적 기재하지 않고 순화된 용어 사용이 요구된다. 제3자의 입장에서 공문 내용만 읽어 보면 알 수 있도록 쉽게 명확하게 작성해야 한다. 전문용어도 가급적 사용하면 안된다. 전문용어를 쉽게 풀어서 작성해 문서를 보는 사람이 전문지식이 없더라도 이해할 수 있어야 한다. 아울러 외부 발송문서는 시행문을 변환하여 발송해야 하므로 작성후 시행문 변환 미리보기 기능을 사용하여 전체적으로 기안문 형태가 표 등으로 인해 변행되지는 않는지 사전에 점검후 결재를 받으면 시행문 변환 후 이상한 모습의 기안문이 되는 실수를 줄일 수 있다.
결재 과정에서 부장 전결 또는 지사장 전결이라는 용어를 종종 사용한다. 전결이란 회사의 장으로부터 결재권을 위임받은 사람이 행하는 결재를 말하며 부장 전결이면 최종결재자가 부장이 되고 지사장 전결이면 최종결재자가 부장이 된다. 또한 대결을 할 때가 있다. 최종 결재권자가 부재시 직무를 대리하는 사람이 행하는 결재를 말하며 차장 대결이라고 하면 부장이 출장중이어서 차장이 최종결재자가 되는 것이다. 후결은 전결권자의 부재시 하위직급의 직무대행자가 결재하여 우선업무를 실행, 전결권자 복귀 이후 결재를 득하는 것을 말한다.
| 결재 : 직무권한 내칙에 의거 권한과 책임이 있는 사람이 승인 하는 것
전결 : 회사의 장으로부터 결재권을 위임받은 사람이 행하는 결재 대결 : 최종 결재권자 부재시 직무를 대리하는 사람이 하는 결재 |
STEP 5 기안문 작성시 잘못 작성하는 사례는?
① 기안문 작성시 자주 틀리는 표현
㉮ 쌍점의 앞은 붙여 쓰고 쌍점의 뒤는 띄어 쓴다. (회사별로 차이 있음)
| 1. 일시: 2023. 10. 24. 15:30 ⇒ 1. 일시 : 2023. 10. 24. 15:30
2. 장소: 사무실 ⇒ 2. 장소 : 사무실 3. 참석자: 운영팀장 등 3명 ⇒ 3. 참석자 : 운영팀장 등 3명 |
㉯ 법률을 표시할 때 법률의 조와 항 사이는 띄어 쓰지 않는다.
| 전기사업법 제100조 제1항에 의거 처벌을 받을 수 …..
⇒ 전기사업법 제100조1항에 의거 처벌을 받을 수…. |
㉰ 이상, 이하, 이내 등은 앞 말과 띄어 쓴다.
| 중장비 작업시 송전선로와 5m이상 유지 해야 하며…
⇒ 중장비 작업시 송전선로와 5m 이상 유지 해야 하며… |
㉱ 연월일은 생략하고 그 자리에 온점을 찍어 대신한다. / 앞에 숫자 0은 붙이
지 않는다. 연월일 사이에 한타를 띄우고 표기한다.
Ex) 2023년8월26일(Ⅹ), 2023.08.26. (Ⅹ), 2023.8.26. (Ⅹ), 2023. 8. 26.(○)
㉲ 일정시간 동안을 표현하는 기호는 -가 아닌 ‘~’을 쓴다.
| 09:00–17:00 ⇒ 09:00~17:00
8. 15.–16. ⇒ 8. 15. ~ 16 월–수 ⇒ 월~수 |
| 귀 사에서는 문서를 받는 즉시…
⇒ 귀사에서는 이 문서를 받는 즉시… |
㉳ ‘귀사’, ‘귀교’, ‘귀댁’은 한 단어이므로 붙여 쓴다.
㉴ 상대편이나 소속체를 높이는 뜻을 나타내는 ‘귀’는 뒷말과 띄어쓴다.
| 귀사의 무궁한 발전을 기원하오며,
⇒ 귀 사의 무궁한 발전을 기원하오며, |
㉵ “ – 아래 –“라는 부분은 사용하지 않은 것으로 변경됨
| ○○○○○○○○○○○○○○○를 아래와 같이 시행하고자 합니다. – 아 래- (Ⅹ) |
㉶ 시간은 시분의 글자는 쓰지 않고, 그 사이에 쌍점(:)을 찍어 구분한다.
ex) 오후2시15분(Ⅹ), 02:15(Ⅹ), 14:15(○)
㉷ 장소 공식명칭으로 작성하며 줄여서 쓰지는 않는다.
ex) 시청 6층 회의실(Ⅹ), 서울시청 회의실(본관6층 501호)(○)
㉸ 항목이 하나만 있는 경우에는 항목기호를 부여하지 않음
| 1. 휴전관계자 회의 일정
가. 일시 / 장소 : 2023. 10. 26.(목) 15:00 / 시공사 사무실 나. 참석자 : 시공관리책임자 등 5명 2. 회의 내용 가. 휴전일정에 따른 세부 시공계획 및 검전, 접지에 관한 사항 등 (가. 항목이 하나 밖에 없으므로 가. 삭제 ⇒ ○)
붙임 1. 항목을 포함한 내용의 보고서. 끝. (붙임이 하나 밖에 없으므로 1. 삭제) |
㉹ 대상의 우선순위가 있으면 우선순위 적용(기관, 부서, 직위 등) 작성한다. 우선순위가 없으면 가나다순 적용한다.
② 기안문에서 순화해서 써야 하는 표기
| □ 철저를 기하여 주시기 바라며 ⇒ 철저히 해주시기 바라며 □ 기 통보한 ⇒ 이미 통보한 □ 상기 ⇒ 위의, 금번 ⇒ 이번 □ 팝업창 ⇒ 알림창 |
③ 기타 기안문 작성시 유의사항
㉮ 참고와 참조의 뜻을 잘 살펴 사용해야 한다.
– 참고 : 하나를 이해하고자 연관된 다른 하나 이상의 것들을 살피며 생각
– 참조 : 특정한 둘 이상의 물건이나 자료를 서로 비추어 보아 판단하는 것
㉯ 그 결과를 보고 / 결과를 보고합니다.
– 그 결과를 보고합니다. ⇒ 결과를 보고합니다.(“그”라는 단어 삭제)
㉰ 기안문에서 줄간격은 200%를 적용하며 1장에 부족시 180% 적용한다. 160%적용시 보기가 좋지 않음(내용과 표가 있을때는 내용과 표 사이 간격은 160%로 적용한다)
㉱ 기안문에는 높임말을 사용하지 않는다(민원 기안문 예외)
– 아래와 같이 보고드립니다. ⇒ 아래와 같이 보고합니다.
㉲ 한 문장에 사용할 시에는 과거/현재/미래의 내용 순으로 작성한다.
– 귀 사의 무궁한 발전을 기원하오며, 우리회사의 전력사업에 협조하여 주심에 깊이 감사드립니다.(미래/현재) ⇒ 우리회사의 사업에 적극 협조하여 주심에 깊이 감사드리며, 귀 사의 무궁한 발전을 기원합니다(과거/현재)
㉳ 기안문에 표를 넣어야 할 시 표의 모양을 박스 형이 아니라 표 맨 바깥줄 좌, 우측 줄을 없애면 보기 좋음
㉴ 부가세 의미 표현을 정확하게 하자!
– 부가세 포함 / VAT포함, 부가세 별도 / VAT 별도
– 부가세 제외는 부가세 대상이 아닌 품목을 말 할 수 있으므로 부가세 제외 라는 용어를 사용하지 말고 부가세 별도라는 용어 사용
㉵ 기안문에서 “-“ 보다는 “○”를 사용하는 것이 보기 좋음
| 1. 시행내역 – 일시 : 2023. 10. 26. ⇒ ○ 일시 : 2023. 10. 26. – 장소 : 사무실 ⇒ ○ 장소 : 사무실 |
STEP 6 기안문 작성 능력 향상을 위한 연습법은?
기안문 작성 능력을 향상 시키기 위해서는 많은 노력을 해야 하지만 가장 빠르게 향상시키기 위해서는 좋은 기안문을 많이 보고 벤치마킹을 하면된다. 이 책을 통해 기본적인 작성원칙을 숙지하고 선배들의 좋은 기안문을 많이 보면서 나였으면 이렇게 작성했을 텐데 등 보완사항들을 생각하며 기안문을 보면 실력이 향상 될 수 있다. 또한 정부에서 생성된 문서 또는 본사에서 생성된 문서나 보고서 등도 틈이 나는대로 살펴 보면서 기안문이나 보고서의 트렌드를 파악해 보고 나의 문서에도 적용해 보는 시도를 통해 기안문 작성 능력을 향상시킬수 있다. 결국 좋은 문서를 찾아서 많이 보고 그것을 내가 작성하는 문서에 적용해 보는 것이 실력 향상의 지름길이다.
STEP 7 기안문 작성방법의 정답은?
로마에 가면 로마법을 따르라. 그나라에 들어가는 사람은 그 고장의 풍속을 따른다. 많은 직장인 들이 보고서를 작성하는 부분을 상사에게 물어보기가 부담스럽다 보니 책을 보거나 인터넷을 검색하여 교육을 받는 방식으로 조금 더 인정받고 칭찬받기 위한 방법들을 연구한다.
상사에게 물어보면 하나 하나 꼼꼼하게 잘 알려주는 너그러운 상사도 있지만 보통 상사도 감으로만 알고 있을 뿐 어떻게 가이드를 줘야 하는지를 모르는 경우가 많다. 옛날 같으면 이런 걸 왜 나한테 물어? 여기가 학교야? 이런건 알아서 써야지! 라고 호통을 들었을 수도 있다. 이처럼 보고서 작성방법의 정답은 상사다.
회사의 사무 규정이 자리잡혀 있다면 내부 기준을 따라야 한다. 그러나 기준이 없는 경우라면 내부 매뉴얼을 만들어 표준화 하는 작업이 필요하다. 보고서의 정답은 누구에게 있는가? 정답은 나에게 있다 라고 한다면 정신나간 소리다. 정답은 보고서를 받는 상대방에 있다. 상사가 그렇게 쓰라고 한다면 써야 한다. 다만 상사마다 기준이 다르다면 최종결재자를 염두에 두고 보고서를 써야 한다.
나라에서도 기관들마다 문서양식이나 작성 기준이 다르다 보니 행정안전부에선 공통적인 기준을 세워 행정기관의 행정업무 운영과 관리에 대한 이해를 돕고자 제작된 편람이 있다. 이 편람을 참조하면 서로간의 분쟁과 이견을 최소화 하는데 효과적인 기준이 될 수 있으니 이 편람을 참조하기 바란다.
STEP 8 기안문 작성 후 보고 타이밍(보고기한)?
① 상사의 지시에 따른 기안문 작성시
상사가 필요한 시점까지 최종안을 완료해야 한다. 최대한 빠른 시간내에 초안을 완료하여야 한다. 완벽성 보다는 신속성이 더 중요하므로 미흡하더라도 한 박자 빠른 보고를 시행하는 것이 좋다. 작성자 스스로 초안을 작성한 후 상사에게 컨펌을 받겠다는 취지로 빠르게 작성하여 보고하는 것이 좋다. 상사에게 지시를 받은 경우에는 상사의 요청 사항을 세부적으로 지시를 받는 것이 좋다. 그렇지 않으면 상사의 지시 사항을 기안문에 포함하기 쉽지 않기 때문이다. 예를 들면 상사가 라면 먹고 싶으니 라면을 끓여 오라고 하면 나만의 생각에 안성탕면을 좋아하니 안성탕면을 끓여 가면, 상사는 라면은 너구리지 하며 너구리를 끓여 오지 않았다고 만족하지 않을 것이다. 이런 오류를 방지하기 위해서라도 라면 끓여 오라면 어떤 라면을 끓여 올까요 반드시 상사에게 질문을 해야 한다는 것이다.
② 나의 판단에 따른 기안문 작성시
보고 목적을 달성할 수 있는 최적 시점에 맞게 작성하면 된다. 작성자의 다른 분장 업무와의 긴급성, 중요성을 비교하여 업무의 우선순위를 결정한다. 상사가 충분히 검토할 수 있는 시간에 보고를 하는 것이 좋으며 휴가, 출장이 없더라도 점심 직전, 퇴근 무렵은 보고 시간으로 부적절 하다. 퇴근 무렵에 보고를 하게 되면 상사의 퇴근후 약속 등이 있을 수 있기 때문에 보고 시간으로 좋지 않다. 또한 상사의 개인적인 컨디션을 고려하고 상사의 신체, 감정 상태 등을 감안 하여 최적 상황에서 보고하는 것이 좋다. 상사의 감정 상태가 좋지 못하면 그 감정이 보고과정에서 그대로 나타날 수 있기 때문에 특히 보고 시기를 잡는데 주의 해야 한다.
STEP 9 기안문 결재시 상사의 예상질문과 그에 대한 답변은?
기안문을 작성하여 상사에게 결재를 받으러 가면 상사가 기안문을 읽어 보면서
질문을 한다. 이 질문에 명확하게 답변을 할 수 있어야 기안문을 한 번에 결재를
받을 수 있다. 아래는 예상질문과 이에 대한 답변을 만들어 놓은 것이다. 예상 질
문과 답변을 잘 숙지하여 결재시 한 번에 받을 수 있도록 미리 준비하자.
① 결론부터 말해바 : 보고서를 작성한 이유와 보고서를 통해 상사에게 요청할 내용
② 왜 이걸 하는 거지? : 보고서를 만들게 된 목적, 배경
③ 지금 어떻기에? 문제는 무엇이기에? : 어떤 상황이고 문제점에 대한 인식(비교 수치, 외부변수, 내부이슈 등)
④ 그건 왜 그런 거지? : 현황이 발생하게 된 근원적인 요인, 문제속에 숨겨진 사실, 추정
⑤ 그래서 뭘 한 다는 거지? : 언제까지 어느 범위까지 하는지(도달해야 하는 수치, 세부과제)
⑥ 그래서 어떻게 한다는 거지? : 얼마의 예산으로 누가 언제까지 진행할지
⑦ 이거하면 뭐가 좋은데? : 실행한 후 얻게 되는 예상 성과
⑧ 내가 뭘 해주면 되는데? : 상사가 의사결정을 해야 하는 사항, 상사가 처리해 주길 바라는 사항. 끝.